Werken met protocollen geeft houvast aan de bedrijfsvoering, verbetert het resultaat en bespaart tijd. Op elk varkensbedrijf worden bepaalde processen via een protocol uitgevoerd, maar het loont zeker om het gebruik ervan te intensiveren.
Systeemhouderij
De varkenshouderij is een systeemhouderij. Veel repeterende werkzaamheden dienen op gezette tijden uitgevoerd te worden. Waar in andere sectoren het principe van procesbeheersing tot in de details geperfectioneerd is en er vaak procesmanagers in dienst zijn, blijkt dat het werken volgens bepaalde protocollen in de varkenshouderij nog niet in grote mate is toegepast of slechts in grote lijnen. Een voorbeeld is het spenen van de varkens, dat inmiddels op de meest bedrijven op één dag gedaan wordt; waardoor er structuur komt in de vruchtbaarheidscyclus. Dat is een vorm van protocollair werken.
Protocollen in de varkenshouderij
Het werken met protocollen is echter op vrijwel alle werkzaamheden toe te passen. Het opstellen van een jaarplanning, waarin periodiek onderhoud van bijvoorbeeld de luchtwasser is opgenomen, valt ook onder een handelingsprotocol. Maar ook een gedetailleerde beschrijving van de reiniging van een biggenafdeling kan protocollair vastgelegd zijn.
Voordelen van protocollair werken
De voordelen van protocollair werken zijn meervoudig. Een uniformering in de werkwijze maakt het mogelijk om taken over te dragen. Er zijn tegenwoordig weinig bedrijven waar nog slechts één persoon werkt. Vaak is er een zaterdaghulp of wordt het werk met een vennoot of partner uitgevoerd. Wanneer duidelijk vastgelegd is welke werkzaamheden op welke manier uitgevoerd worden, kan in principe iedereen op het bedrijf elkaars taken overnemen.
Voorspelbare resultaten
Maar de echte winst zit in het beter voorspelbaar maken van de resultaten. Wat gestandaardiseerd is, kan gereproduceerd worden en geeft op voorhand een indicatie van het resultaat. Binnen de keten van Frievar en de bedrijven van de Van Asten Group is klanttevredenheid een belangrijke drijfveer voor protocollair werken. Wanneer alle werkzaamheden op dezelfde identieke manier worden uitgevoerd, is het resultaat voor 95 procent voorspelbaar.
Arbeidswinst
Een derde – niet te onderschatten – argument dat pleit voor protocollair werken is de arbeidswinst. Door werkzaamheden te labelen met een ingeschatte tijdsduur, kan de dag efficiënt ingedeeld worden. Dit kan oplopen tot ongeveer 15 à 20 procent tijdwinst. Protocollair werken in optima forma schrijft ook voor dat voltooide werkzaamheden ook afgevinkt worden. Dat zorgt voor rust in de bedrijfsvoering, want zaken die afgevinkt werden, zijn uitgevoerd.
Stapsgewijs naar een protocol
Er zijn vele vormen van arbeidsprotocollen. Voor de vitale bedrijfsprocessen als dekken, kraamstalmanagement of spenen zijn er protocollen. Voor reiniging en desinfectie is er een protocol. Maar ook voor minder vitale processen als het afvoeren van kadavers uit stallen of het bestrijden van ongedierte rondom de stallen zijn protocollen een handvat.
De veelzijdigheid van het aantal protocollen en de unieke inrichting van elk individueel bedrijf maakt het lastig om protocollen uitwisselbaar te maken tussen bedrijven. Er zijn bepaalde blauwdrukken die uitwisselbaar zijn, maar de definitieve versie is maatwerk.
Hoewel er verschillende processen zijn, is er wel een stappenplan te maken dat helpt bij het opzetten van protocollen.
Dit betreft een deel van een artikel uit het vakblad Varkensbedrijf. Benieuwd naar het stappenplan voor protocollen? Of soortgelijke artikelen thuis op de mat?
Wil je Varkensbedrijf verder lezen? Nu 6 nummers voor 29,-
Tekst: Rob van Ginneken
