Als je alle persoonlijke aspecten hebt geregeld die kunnen bijdragen aan de bedrijfscontinuïteit van je varkenshouderij, is het tijd om na te denken over maatregelen voor de korte termijn. In het derde artikel in deze serie kijkt ABAB daar eens nader naar.
Na dit artikel verschijnen er nog twee artikelen van ABAB Accountants en Adviseurs over de thema’s Levenstestament en Bedrijfscontinuïteit (middel)lange termijn.
Operationele uitvoering
De operationele uitvoering van de varkenshouderij moet in alle situaties soepel blijven verlopen. Daarom moeten er duidelijke protocollen zijn voor de dagelijkse werkzaamheden, inclusief noodprocedures. Het is belangrijk om te zorgen voor een goede planning en organisatie, zodat bij eventuele verstoringen de impact op de bedrijfsvoering minimaal is. Het is goed om regelmatig te evalueren om knelpunten tijdig te signaleren en aan te pakken.
Informeren (voer)leveranciers, dierenarts en afnemers
Transparante communicatie met (voer)leveranciers, dierenartsen en afnemers is van groot belang voor de bedrijfscontinuïteit. Zorg ervoor dat zij ook goed van elkaar op de hoogte zijn wat er speelt op de varkenshouderij. Dit voorkomt misverstanden en zorgt ervoor dat alle erfbetreders gezamenlijk met de veehouder hetzelfde doel nastreven. Regelmatige updates en communicatie met deze partijen helpen om vertrouwen op te bouwen en langdurige relaties te onderhouden.
Alarm en noodvoorzieningen
Een goed alarmsysteem en noodvoorzieningen zijn onmisbaar voor de bedrijfscontinuïteit in de varkenshouderij. Zorg ervoor dat je over een betrouwbaar alarmsysteem beschikt dat de juiste medewerkers informeert bij een alarm. Test ook regelmatig de noodstroomaggregaat. Daarnaast is het belangrijk om noodplannen op te stellen voor verschillende scenario’s, zodat je medewerkers weten wat te doen in geval van een calamiteit.
Noodhuisvestingsplan
In het geval van een ernstige calamiteit kan het nodig zijn om een noodhuisvestingsplan te hebben voor de varkens. Dit plan moet duidelijk omschrijven waar de dieren naartoe verplaatst worden en onder welke omstandigheden dit moet gebeuren. Zorg ervoor dat de benodigde faciliteiten beschikbaar zijn en dat je medewerkers weten wat ze moeten doen in geval van een noodsituatie.
Wachtwoorden en inloggegevens
In de online wereld van vandaag zijn er veel wachtwoorden en inloggegevens om te onthouden. Zowel voor de beveiliging van je bedrijfsinformatie als voor het doen van bestellingen. Zorg ervoor dat je alle belangrijke wachtwoorden goed en veilig hebt gedocumenteerd en dat ze toegankelijk zijn voor de juiste personen. Dit geldt niet alleen voor je computersystemen, maar ook voor de toegang tot bijvoorbeeld machines en gebouwen. Het gebruik van sterke wachtwoorden en regelmatige updates zijn belangrijk om cyberaanvallen te voorkomen.
Machtiging in testament
Een levenstestament voorziet in de situatie dat je zelf niet meer in staat bent om je wil te bepalen en handelingen te verrichten. Bijvoorbeeld door ziekte (dementie, herseninfarct) of een ongeluk (coma, hersenletsel). Het opnemen van machtigingen in een (levens)testament kan in belangrijke mate bijdragen aan de continuïteit van de bedrijfsvoering. Het zorgt ervoor dat, in het geval van onverwachte gebeurtenissen, de juiste personen de verantwoordelijkheid kunnen overnemen. Denk hierbij aan het aanstellen van een vertrouwenspersoon die de dagelijkse gang van zaken kan blijven waarborgen en beslissingen kan nemen in het belang van je bedrijf.
Aanspreekpunt
Een duidelijk aanspreekpunt binnen je bedrijf is cruciaal voor een effectieve bedrijfscontinuïteit. Dit kan jij zelf zijn of een bedrijfsleider die verantwoordelijk is voor de dagelijkse gang van zaken. Het aanspreekpunt moet goed geïnformeerd zijn of worden over de operationele processen en de contacten met leveranciers, veeartsen, overheidsinstellingen en klanten. Zo kun je in geval van een crisis snel ingrijpen en weten alle betrokkenen bij wie ze terecht kunnen voor informatie.
En wat nog meer?
Om bij calamiteiten je varkenshouderij op korte termijn adequaat voort te kunnen zetten, zijn er nog enkele zaken meer die je goed moet regelen. Denk bijvoorbeeld aan de beschikbaarheid van personeel, aan medewerkers met EHBO en de aanwezigheid van een Bhv’er. Dit draagt niet alleen bij aan de veiligheid van je medewerkers, maar ook aan de continuïteit van de bedrijfsvoering in geval van een ongeval.
Bron: ABAB
Lees meer over bedrijfscontinuïteit
Deze periode zoomt ABAB Accountants en Adviseurs in op de bedrijfscontinuïteit van varkenshouderijen. Wil je meer weten over dit onderwerp? Lees hier dan verder.
