Bij de levering van goederen of diensten tussen ondernemers moet altijd een factuur opgemaakt worden. Er gelden verschillende vereisten voor zo’n factuur. Soms maakt de afnemer de factuur op; dit noemen we self-billing.
Self-billing
Als een ondernemer een belaste prestatie verricht aan een andere ondernemer, is het uitreiken van een factuur wettelijk verplicht. Gewoonlijk reikt de dienstverrichter of leverancier de factuur uit. Als een leverancier de producten bij de producent ophaalt en de hoeveelheid product of productprijs nog niet definitief vaststaat, kan de administratieve afwikkeling problematisch zijn. In dat geval ligt het meer voor de hand dat niet de leverancier, maar de afnemer de factuur opmaakt: self-billing.
Binnen de varkenshouderij kan deze methode toegepast worden bij de aflevering van varkens en biggen aan de handel of een slachterij. De afnemer van de varkens en biggen stelt in dat geval de factuur op. Let op: u bent als leverancier wel verantwoordelijk voor de juistheid van de factuur.
Voor- en nadelen self-billing
Het grootste voordeel van deze methode is dat de afnemer de factuur opstelt, omdat de leverancier niet vooraf weet wat de exacte vergoeding is. De vergoeding is immers afhankelijk van het gewicht of de kwaliteit van het product en de daarvoor overeengekomen eenheidsprijs, al dan niet gecorrigeerd met toeslagen en kortingen. Deze informatie is doorgaans door de afnemer verzameld en is dus pas bekend nadat de dieren zijn afgeleverd. De afnemer is onder die omstandigheden de eerst aangewezen persoon om deze informatie administratief te verwerken.
Er kleven echter ook nadelen aan self-billing, met name voor de leverancier. De leverancier blijft altijd aansprakelijk voor de juistheid van de factuur. Zo moeten de factuurvereisten in acht worden genomen, geldt er een bewaarplicht voor de factuur, moet er een juist btw-bedrag op de factuur staan en moet de omzetbelasting (btw) tijdig worden afgedragen. Voldoet de factuur niet aan alle vereisten of wordt de btw niet tijdig afgedragen? Dan kan de leverancier een boete krijgen.
Ook voor de afnemer is het opmaken van een juiste factuur van belang. Als de afnemer de factuur niet volgens de vormvoorschriften opmaakt, dan kan de Belastingdienst het recht op aftrek van voorbelasting weigeren. Let hier met name op bij verzamelfacturen of bij afspraken over andere vormen van onderlinge verrekeningen tussen leverancier en afnemer.
Omdat de leverancier verantwoordelijk is voor een juiste factuur, is er eventueel ook een alternatief om risico’s te beperken. De afnemer stuurt dan een overzicht van de relevante gegevens naar de leverancier. De leverancier kan vervolgens aan de hand van die gegevens een factuur opmaken en die versturen naar de afnemer. Deze methode is echter vrij tijdrovend, foutgevoelig en leidt doorgaans tot extra administratieve lasten.
Voorwaarden en aandachtspunten
De leverancier en de afnemer spreken op voorhand af wie de factuur opmaakt. Daarbij gelden de volgende voorwaarden en aandachtspunten:
- Zowel de leverancier als de afnemer moeten de verschuldigde btw/de betaalde btw juist in de aangifte verwerken.
- De methode van vaststelling van de factuurnummers van de leverancier moet worden gebruikt. Het is hierbij verstandig om een afzonderlijke reeks aan te maken, zodat dit makkelijk terug te vinden is in de administratie.
- Het btw-nummer van de leverancier moet op de factuur zijn vermeld: dus niet dat van de afnemer.
- Bij self-billing moet op de factuur formeel worden opgenomen: ‘factuur uitgereikt door afnemer’.
- Gaat de leverancier niet akkoord met de factuur? Dan moet hij dit tijdig aangeven bij de afnemer en moet er een rectificatie volgen.
Meer informatie of advies over self-billing
Bij het afleveren van varkens kan het een voordeel zijn als de afnemer de factuur opmaakt. Wilt u gebruikmaken van dit systeem, let dan wel op de voorwaarden van de zogenoemde self-billing en zorg ervoor dat de factuur aan de juiste vereisten voldoet. U blijft als leverancier immers verantwoordelijk voor de juistheid van de factuur.
Bron: ABAB
